Il est 8h30 dans un hôtel à Neuchâtel, j’anime un cours parler en public avec le storytelling avec une dizaine de participants. Parmi eux se trouve une archiviste. Je l’imaginais dans un galetas avec plein de poussière en train de ranger et d’archiver des classeurs et des papiers venus d’un autre temps. Que nenni ! Il est bien question-là de coacher les entrepreneurs et les organisations à organiser de manière convenable leurs arborescences de fichiers, les accès et les règles d’utilisation. Pourquoi ? Simplement parce que chaque employé perd un jour par semaine à rechercher des documents !!!
Cela veut dire que 20 % de notre temps actif est perdu en recherches. Énoncé comme cela, c’est un vrai cauchemar ou un rêve si nous imaginons faire gagner un jour de travail à nous et à chaque employé ! Il ne s’agira pas uniquement de donner accès à des utilisateurs et de gérer ces accès. Il faudra véritablement réfléchir à un classement. Certaines natures de documents comme les factures clients ou fournisseurs sont classés par année. Par contre, des documents comme des informations clients ou fournisseurs justement, devront être accessibles horizontalement au travers des années comme les contrats de partenariat ou de confidentialité par exemple. Est-ce que nous classons la facture intitulée « Imprimerie Baudat » sous I ou B ? Avant, à l’époque de l’annuaire téléphonique, il n’y avait qu’une seule réponse possible. Aujourd’hui il y en a plusieurs … Les photos sont-elles classées par dossier au projet ? Ou dans une large bibliothèque ? Ce sont toutes des questions à se poser, des décisions à prendre, à documenter, à communiquer et à former pour que cela fonctionne !
Et ce n’est pas tout ! La compréhension des sujets est essentielle. Elle l’est peut-être pour le patron de l’entreprise ou pour chacun dans son domaine mais l’information va et doit se transmettre au travers de l’arborescence. D’ailleurs une des phrases les plus souvent prononcées en entreprise est : « Je n’ai pas été informé ». Lire les sous-répertoires d’un département ou d’un projet ou encore d’un produit permet de comprendre beaucoup et d’en apprendre énormément par un biais finalement très rapide, explicite, structuré et visuel.
L’archiviste, comme l’entrepreneur, doit pouvoir très vite faire des choix ! Qu’est-ce qui sera gardé ou pas et pendant combien de temps ? Si cela paraît évident pour des questions de place de devoir faire le tri des classeurs et des papiers, cela l’est tout aussi pour le digital. Même si nous avons l’impression que l’espace est infini, il ne l’est pas du tout ! Il faudra aussi référencer concrètement en utilisant des tags et des mots-clés et donner accès facilement et intuitivement. Il ne s’agit pas que des fichiers dont il est question ici mais bien entendu cela touche les boîtes d’emails, les plateformes d’échanges et les réseaux sociaux.
En fait, l’archiviste actuel doit posséder une multitude de talents et il est très précieux de pouvoir y faire appel pour toutes nos entreprises. Ces talents sont d’ailleurs aussi nécessaires chez chacun de nous pour un bon fonctionnement.